Prendre contact avec un fournisseur de ressources numériques : les étapes clés

Au cours de sa veille, une ressource numérique susceptible d’intéresser sa bibliothèque ou son réseau a été identifiée. Il est donc temps d’entrer en contact avec l’éditeur ou le diffuseur de cette ressource.

Se documenter en amont

Avant toute prise de contact, un travail préparatoire s’impose. Une première recherche personnelle est incontournable afin de mieux connaître la ressource envisagée.

Les pages librement accessibles de la ressource permettent généralement d’obtenir une présentation synthétique : description du contenu, publics visés, fonctionnalités principales, parfois même un aperçu des modalités d’abonnement.

Il est également recommandé de consulter les analyses produites par les réseaux professionnels. À titre d’exemple, la mission CoopNum met à disposition un catalogue de ressources numériques référencées, comprenant une description détaillée, une  évaluation du comité, ainsi que des informations relatives aux conditions commerciales.

Organiser la rencontre

Outre ces recherches, seul un échange direct avec les professionnels qui commercialisent la ressource permettra de vérifier son adéquation avec les besoins de l’établissement.

Identifier le bon interlocuteur

Quel est l’interlocuteur le plus pertinent : plutôt un commercial ou un responsable des relations clients ? Travaille-t-il pour l’éditeur, le producteur ou le diffuseur de la ressource ? Les fiches de conditions commerciales de CoopNum mentionnent généralement les coordonnées commerciales utiles, ce qui facilite cette prise de contact.

Choisir le format de l’échange

La rencontre peut se dérouler à distance, par visio ou par téléphone, ou bien en présentiel. Dans ce dernier cas, il est préférable de recevoir l’interlocuteur dans ses propres locaux ou dans un lieu neutre.

Définir les objectifs du premier entretien

La première rencontre vise avant tout à présenter son établissement et ses besoins à son interlocuteur, mais aussi à obtenir une présentation de la ressource et de son contexte.

Il est vivement recommandé de préparer la liste des questions à poser collectivement : avec la personne chargée des ressources électroniques, mais aussi des bibliothécaires-acquéreurs, des médiateurs, des formateurs ou de toute autre personne susceptible d’utiliser ou de valoriser la ressource. Cette préparation collégiale garantit une grille de questionnements plus complète et plus pertinente.

Les informations à transmettre

Les caractéristiques de sa bibliothèque ou son réseau

• Lister le nombre de bibliothèques de son réseau, son étendue territoriale, son contexte, sa politique documentaire…
• Présenter les caractéristiques de la population desservie : typologie des usagers, diversité des profils, éventuelles spécificités locales…

Le fonctionnement  administratif

• Expliquer le fonctionnement institutionnel de sa structure : qui détient le pouvoir de décision ?
• Expliciter les étapes de validation d’un abonnement et le fonctionnement d’un marché public

Penser à faire œuvre de pédagogie : tous les fournisseurs ne connaissent pas forcément les spécificités du fonctionnement des bibliothèques françaises, notamment dans le cadre du service public et des règles de commande publique.

Les modes de consultation des ressources électroniques dans son établissement

• Sont-elles disponibles uniquement sur place ou également à distance ?
• Quelles sont les modalités d’inscription permettant d’y accéder ?
• Quel est le mode d’authentification utilisé : reconnaissance d’IP, avec identifiant et mot de passe… ?
• La gestion des données des usagers est-elle administrée par la bibliothèque ou par le fournisseur de la ressource ?

Ces éléments permettront au fournisseur d’anticiper les modalités techniques d’un éventuel déploiement.

Les informations à demander

Des accès tests : indispensable !

L’accès test constitue une étape essentielle. Rien ne remplace une évaluation en conditions réelles, idéalement par plusieurs membres de l’équipe, dont au moins un·e testeur·euse candide. Tester la ressource permet d’en apprécier concrètement la pertinence, l’ergonomie et la qualité des contenus.

La politique éditoriale

• À quels publics le catalogue est-il destiné ?
• Quelle est l’ampleur des collections proposées ? Existe-t-il une liste tabulée des fonds (pour apprécier les éditeurs et les dates de publication, par exemple) ?
• Quelle est la fréquence des mises à jour ?
• Y a-t-il des embargos ?
• Existe-t-il une politique éditoriale clairement définie ?

Les fonctionnalités et les services associés

Il convient d’interroger les aspects techniques et ergonomiques : qualité de l’interface, accessibilité, options de recherche, statistiques d’usage, disponibilité d’une assistance technique ou d’une hotline et horaires.

Si votre institution a des besoins spécifiques, ils doivent être explicitement évoqués.

Les formations et les médiations

• Quels sont les dispositifs de formation proposés aux bibliothécaires et/ou au public ?
• Existe-t’il des webinaires réguliers ou des sessions d’accompagnement ?
• Quels supports de médiation sont à disposition (affiches, flyers, visuels numériques…) pour promouvoir la ressource auprès du public ?
• Quels moyens sont utilisés pour communiquer aux bibliothécaires les évolutions et nouveautés de la ressource ?

Ces éléments faciliteront l’appropriation initiale et la valorisation continue de la ressource.

Les modalités de signalement

La question de l’intégration au catalogue local peut être cruciale :

• La ressource fournit-elle des métadonnées de documents granulaires ? et sous quels formats : OAI-PMH, KBART, API, connecteurs liés aux SIGB ?
• Ce service est-il inclus ou facturé en supplément ?
• Existe-t-il des liens profonds et permanents vers chaque document de la ressource ?

Ces informations conditionnent la qualité du signalement et la visibilité des contenus.

Les informations à éviter de divulguer dans un premier temps

Il est recommandé de ne pas évoquer le budget disponible de sa structure pour un hypothétique abonnement.

La question des tarifs

Le premier entretien doit avant tout porter sur la compréhension de la ressource et de son écosystème.
Il reste néanmoins pertinent de s’informer sur les modèles économiques proposés : type de tarification (forfaitaire / à l’acte), type de souscription (achat / abonnement ; bouquets / titre à titre), options, système de jetons, accès simultané illimité ou contingenté.

La question des tarifs sera abordée dans un second temps.

Le nombre d’utilisateurs

Avant de connaître précisément les modalités tarifaires, il est préférable de ne pas annoncer un nombre d’utilisateurs potentiels. Le cas échéant, il est plus judicieux d’évoquer le nombre d’inscrits actifs, si possible numériques plutôt que le nombre total d’inscrits. Préciser aussi que ce nombre ne correspond pas à l’usage réel, beaucoup plus restreint.

Bien que ce chiffre puisse donner un ordre de grandeur, il peut également induire le fournisseur en erreur s’il n’est pas contextualisé.

Savoir répondre aux craintes du fournisseur

Certains fournisseurs, peu familiers du fonctionnement des bibliothèques, et plus habitués à des ventes aux particuliers, peuvent exprimer des inquiétudes, ou avoir une image faussée de la manière dont leur ressource sera utilisée : risque de cannibalisation, crainte d’un usage massif ou détourné des contenus, etc.

Il convient d’expliquer que la bibliothèque agit dans un cadre institutionnel responsable : elle encadre l’accès et l’utilisation des ressources numériques par des conditions d’usage précises et la consultation est régulée. Par ailleurs, il est aussi bon de rappeler la proportion minoritaire des usagers du numérique au sein des inscrits, et qu’une des missions des bibliothèques étant la pluralité, nous nous devons de proposer une grande variété de ressources, afin que les lecteurs puissent y trouver ce qu’ils cherchent. 

À la suite de ce premier contact riche avec le fournisseur, débute la période de tests sur la ressource numérique. Elle s’accompagne d’un temps de coordination entre plusieurs opérateurs au sein de sa propre institution ou à l’échelle d’un réseau plus ou moins large de bibliothèques.